Manajemen Keuangan Pendidikan

Pengertian Manajemen

Manajemen keuangan adalah manajemen terhadap fungsi-fungsi keuangan. Fungsi keuangan merupakan kegiatan utama yang harus dilakukan oleh mereka yang bertanggung jawab dalam bidang tertentu. Sedangkan fungsi manajemen keuangan adalah mengatur penggunaaan dana dan pendapatan dana. Menurut Thomas H. Jones manajemen keuangan dibagi menjadi tiga tahap, yaitu :

 Perencanaan keuangan(budgeting)

 Pelaksanaan pelaksanaan (akunting)

 Penilaian/evaluasi (auditing)

2.2 Organisasi Pendidikan sebagai Organisasi Sektor Publik

Organisasi sektor publik organisasi yang memiliki keunikan tersendiri dan memiliki sumber daya yang besar yang melakukan transaksi keuangan dan ekonomi tetapi bukan untuk mencari laba sehingga dapat disebut sebagai organisasi nirlaba.

Tujuan organisasi nirlaba menurut Henke O. Emerson adalah untuk memberikan layanan-layanan sosial tanpa maksud untuk mengambil keuntungan atau laba. Organisasi seperti ini tanpa kepemilikan saham yang dijual atau diperdagangkan oleh perorangan. Adapun kelebihan pendapatan digunakan untuk meningkatkan kemampuan layanan dari organisasi. Layanan organisasi didistribusikan atas dasar kebutuhan bukan atas permintaan. Contoh organisasi nirlaba adalah pemerintah, perguruan tinggi, rumah sakit, tempet ibadah, yayasan dan lain-lain.

Ciri-ciri organisasi sektor publik, yaitu :

 Dijalankan tidak untuk mencari keuntungan finansial

 Dimiliki secara kolektif oleh pihak public

 Kepemilikan atas sumber daya tidak dalam bentuk saham yang dapat diperjualbelikan

 Keputusan-keputusan yang terkait kebijakan maupun operasional didasarkan pada konsesus.

Organisasi nirlaba dibagi 2, yaitu :

 Organisasi Nirlaba Public(Public Nonprofit Organization) adalah organisasi yang diciptakan oleh komunitas formal dengan tujuan memberikan pelayanan terhadap masyarakat. Mereka memiliki sanksi hokum yang membolehkan mereka untuk menarik pajak sebagai sumber organisasinya, contohnya lembaga-lembaga pemerintah pusat, provinsi, dan kabupaten/kota.

 Organisasi Nirlaba Swasta(Private Nonprofit Organization) adalah organisasi yang diciptakan oleh kelompok orang yang memiliki perhatian pada jenis layanan tertentu,seperti pendidikan dan kesehatan dalam masyarakat yang diselenggarakan atas dasar nirlaba. Lembaga ini pada umumnya diberi izin oleh pemerintah tetapi tidak memiliki kewenangan untuk menarik pajak sebagai sumber lembaganya. Sedangkan sumber lembaganya berasal dari bantuan sukarela untuk sebagian atau seluruh sumber lembaganya.

2.3 Penganggaran (Budgeting)

Penganggaran (Budgeting) adalah proses punyusunan anggaran yang dinyatakan secara kuantitatif dalam satuan uang yang digunakan sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan lembaga dalam kurun waktu tertentu. Anggaran merupakan pernyataan mengenai estimasi kerja yang hendak dicapai selama periode tertentu dalam ukuran finansial.

2.3.1 Karakteristik Anggaran

Anggaran memiliki dua sisi, yaitu :

 Sisi penerimaan, menggambarkan perolehan atau besarnya dana yang diterima oleh lembaga dari setiap sumber dana.

 Sisi pengeluaran, menggambarkan besarnya kegiatan yang harus dikeluarkan untuk tiap komponen program.

2.3.2 Fungsi Anggaran

Anggaran disamping sebagai alat untuk perencanaan dan pengendalian manajemen juga merupakan alat bantu bagi manajemen dalam mengarahkan suatu organisasi dalam posisi kuat atau lemah ( Nanang Fattah, 2000: 49 ). Sementara beberapa fungsi anggaran dalam manajemen organisasi sektor publik menurut Deddy Nordiawan (2006: 48-49) adalah sebagai berikut :

 Alat perencanaan

Dengan fungsi ini, organisasi mengetahui apa yang harus dilakukan dan ke arah mana kebijakan dibuat.

 Alat pengendalian

Dengan adanya anggaran, organisasi sektor publik dapat menghindari adanya pengeluaran yang terlalu besar (overspending ) atau penggunaan dana yang tidak semestinya(misspending).

 Alat kebijakan

Dengan adanya anggaran, organisasi dapat menentukan arah atas kebijakan tertentu.

 Alat politik

Dengan adanya anggaran dapat dilihat komitmen pengelola dalam melaksanakan program-program yang telah dijanjikan.

 Alat koordinasi dan telekomunikasi

Dengan adanya dokumen anggaran yang komprehensif, sebuah bagian atau departemen dapat mengetahui apa yang harus dilakukan dan yang akan dilakukan oleh masing-masing bagian atau unit kerja lainnya.

 Alat penilaian kinerja

Anggaran adalah suatu ukuran yang bisa menjadi patoka apakah suatu bagian atau unit kerja telah memenuhi target, baik berupa terlaksananya aktivitas maupun terpenuhinya efisiensi biaya.

 Alat motivasi

Anggaran dapat digunakan sebagai alat motivasi dengan menjadikan nilai-nilai nominal yang tercantum sebagai target pencapaian.

2.3.3 Prinsip-Prinsip dan Prosedur Anggaran

Prinsip-prinsip penyusunan anggaran jika dikaitkan dengan anggaran sebagai alat perencanaan dan pengendalian menurut Nanang Fattah (2000:49), yaitu :

 Adanya pembagian wewenang dan tanggung jawab yang jelas dalam sistem manajemen organisasi

 Adanya sistem akutansi yang memadai dalam melaksanakan anggaran

 Adanya penelitian dan analisis untuk manila kinerja organisasi

 Adanya dukunagn dari pelaksana dari tingkat atas hingga yang paling bawah

Prinsip-prinsip penyusunan anggaran jika dikaitkan dengan fungsi dan peran anggaran sebagai pedoman bagi organisasi publik dan pemerintah menurut Deddy Nordiawan(2006:49-50), yaitu :

 Otorisasi dan legislative

 Komprehensif/menyeluruh

 Keutuhan

 Nondiscretionary aprosimasi

 Periodic

 Akurat

 Jelas

 Transparansi

Prosedur penyusunan anggaran, yaitu :

 Mengidentifikasi kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan selam periode anggaran

 Mengidentifikasi sumber-sumber yang dinyatakan dalam uang, jasa, dan barang

 Semua sumber dinyatakan dalam bentuk uang sebab anggaran pada dasarnya merupakan pernyataan finansial

 Memformulasikan anggaran dalam bentuk format yang telah disetujui dan dipergunakan oleh instansi tertentu

 Menyusun usulan anggaran untuk memperoleh persetujuan dari pihak yang berwenang.

 Melakukan revisi usulan anggaran

 Persetujuan revisi anggaran

 Pengesahan anggaran

Bentuk-bentuk anggaran, antara lain :

1. Anggaran Butir-Per Butir (Line Item Budget)

Setiap pengeluaran dikelompokkan berdasarkan kategori-kategori atau jenis butir tertentu

Kelebihan :

 Lebih simpel

 Mudah dalam pengawasan pengeluaran biaya

Kelemahan :

 Tidak membantu dalam pengambilan keputusan

 Tidak akan menunjukkan antara masukan dengan keluaran program

 Tidak bisa menganalisis untung rugi (cost benefit analisis)

 Lebih mengarahkan pada pembukuan dan tidak terhadap tujuan program

2. Anggaran Program (Program Budget System)

Bentuk anggaran yang dirancang untuk mengidentifikasi biaya yang dibutuhkan oleh tiap-tiap program yang akan dilaksanakan.

Keuntungan :

 Mengorganisasikan sejumlah besar pengeluaran menjadi rencana yang logis dan konkrit.

 Merangsang perencanaan tahunan dan reevaluasi periodik dari pelaksanaan rencana.

 Menghindari sentralisasi berlebihan, dimana keputusan menumpuk di tingkat atas.

3. Anggaran berdasarkan Kinerja (Performaced – Based Budget)

Pekerjaan dalam suatu program dipecah dalam bentuk kerja dan unit hasil yang dapat diukur. Hasil pengukurannya digunakan untuk menghitung masukan dana dan tenaga yang dapat dipergunakan untuk mencapai tujuan suatu program.

4. PPBS / SP4 (Planning Programing Budgeting System / Sistem Perencanaan Penyusunan Program Dan Penganggaran)

PPBS/SP4 merupakan kerangka kerja dalam perencanaan dengan pengorganisasian informasi dan menganalisisnya secara sistematis.

Ciri-ciri PPBS / SP4 , yaitu :

 Perencanaan menggunakan pendekatan sistem.

 Orientasi perencanaan pada pengeluaran.

 Penganggaran didasarkan oleh program yang telah ditetapkan.

 Keseimbangan antara otonomi dan pengarahan harus diperhatikan berdasarkan pada prinsip perencanaan bawah atas (bottom-up) dan atas bawah (top-down).

 Perencanaan merupakan kegiatan yang berkesinambungan dan berguling (rolling plan).

Tiga unsur PPBS / SP4 yang saling menunjang :

 Siklus operasi yang mengatur seluruh urutan jadwal kegiatan yang disesuaikan dengan siklus DUP da DIP.

 Stuktur program yaitu gambaran hieraki program yang disusun dengan bertitik tolak dari permasalahan yang dihadapi pada tahun mendatang.

 Sistem informasi yang meliputi, dokuman pengarahan, perencanaan program koordinatif, konsep program opersional, usulan program, memo keuangan, DUP(Daftar Usulan Proek), DIP(Daftar Isian Proyek) serta petunjuk operasional.

Kelebihan :

 Taksonomik, artinya penggolongan tujuan berdasarkan jenis tujuan.

 Analitik, ada perbandingan antara keuntungan dan kerugian alternatif.

 Proyektif, yaitu memberi perencanaan jangka panjang.

 Konsentrik, yaitu memberikan perhatian pada pencapaian tujuan akhir.

 Evaluatif, yaitu memberi kemudahan menilai keberhasilan program dan efektifitas penggunaan sumber-sumber.

Kelemahan :

 Kekeliruan mengakibatkan pemborosan sumber-sumber.

 Sering kali mengabaikan tujuan kualitatif yang sukar diukur.

 Kekurangan data / informasi dapat mengakibatkan kesalahan. penentuan prioritas, alokasi biaya dan waktu penyelesaian suatu program.

5. Anggaran Baerbasis Nol (Zero Based Budget/ZBB)

Setiap aktivitas atau program yang telah diadakan di tahun-tahun sebelumnya tidak secar otomatis bisa dilanjutkan, tetapi harus melaui suatu proses evaluasi terlebih dahulu.

Prosesnya :

 Membagi semua operasi dari organisasi dalam unit-unit keputusan(program, aktivitas, atau unit organisasi di tingkat rendah)

 Dasar pembagiannya adalah aktivitas secara spesifik, jasa spesifik yang diberikan, sub unit atau aktivitas alternative yang dilakukan untuk mencapai tujuan dari program

 Memilih cara yang terbaik untuk menyediakan jasa berdasarkan analisis biaya-manfaat atau analisis lain(pertimbangan politis)

 Menentukan pilihan atas beberapa unit organisasi sehingga didapat keputusan tenetang berapa banyak jasa yang akan disediakan ( sama dengan tahun lalu, ditambah atau dikurangi.)

2.4 Akuntansi

Akuntansi adalah bahasa yang digunakan untuk menggambarkan hasil kegiatan ekonomi (Henke O. Emerson, 1991:3 ). Kegiatan-kegiatan tersebut melibatkan konversi (perubahan) sumberdaya yang ada menjadi barang dan jasa yang bisa dipakai. Oleh karena itu, akunting berkaitan dengan mengukur dan menyingkap hasil dari kegiatan konversi sumber daya tadi. Teknik menajemen yang digunakan adalah MBO (Management By Objective). Kegiatan yang dimaksud adalah kegiatan financial (keuangan) di dalam organisasi laba dan nirlaba.

Akuntasi merupakan proses pencatatan, pengelompokkan, dan pengikhtisaran kejadian-kejadian ekonomi dalam bentuk yang teratur dan logis dengan tujuan menyajikan informasi keuangan yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan (Arens & Loebbecke, 1996:3). Fungsi akuntansi bagi badan usaha dan masyarakat adalah menyajikan informasi kuantitatif tertentu yang dapat digunakan oleh pimpinan entitas ekonomi maupun pihak lainnya untuk mengambil keputusan. Agar informasi penyajian tepat, maka seorang akuntan harus memiliki pengetahuan baik mengenai prinsip-prinsip dan aturan-aturan dalam penyusunan informasi akuntansi. Disamping itu,seorang akuntan harus mengembangkan system yang dapat menjamin bahwa semua peristiwa ekonomi yang terjadi dalam organisasi dapat tercatat dengan mencukupi pada saat yang tepat dengan biaya yang pantas.

Kegiatan akuntansi memerlukan system akuntansi yang benar. Didalam system akuntansi terdiri dari catatan-catatan akuntansi (buku cek, jurnal, dan buku besar) serta serangkaian proses dan prosedur yang ditetapka untuk staf, sukarelawan, dan para professional. Tujuan system akuntansi ini adalah untuk memastikan bahwa data keuangan dan transaksi ekonomi diinputkan secara tepat ke dalam catatan akuntansi, serta laporan-laporan yang perlu disajikan secara akurat dan tepat waktu(Indra Bastian, 2007:75).

Komponen-komponen Sistem Akuntansi, secara tradisional system akuntansi terdiri dari komponen-komponen berikut:

a. Bagan Perkiraan / Akun

Bagan perkiraan adalah daftar masing-masing item, di mana pencatatannya dibagi kedalam lima kategori:

1. Aktiva

2. Utang

3. Aktiva bersih

4. Pendapatan

5. Belanja

Masing-masing pencatatan ditentukan dengan mengidentifikasi angka yang diinputkan ke system akuntansi.

b. Buku Besar

Buku besar mengklasifikasi informasi pencatatan, dimana bagan perkiraan atau akun bertindak sebagai daftar isi buku besar. Dalam system manual, ringkasan total dari seluruh jurnal dimasukkan ke dalam buku besar setiap bulannya dimana hal ini dilakukan selama satu tahun dan dilaporkan pada tanggal neraca. Dalam system terkomputerisasi, data secara khusus dimasukkan ke system sekali saja. Saat entri data telah disetujui oleh pemakai, perangkat lunak memasukkan informasi itu ke seluruh laporan, dimana angka yang dicatat akan muncul.

c. Jurnal

Jurnal digunakan untuk mencatat semua transaksi akuntansi, sebelum diklasifikasikan ke buku besar. Jurnal mengatur informasi secara kronologis dan sesuai dengan jenis traksaksi. Contoh:

• Jurnal untuk mencatat transaksi pengeluaran kas adalah suatu pencatatan secara kronologis atas cek yang ditulis, yang dikatogorikan menurut bagan perkiraan/akun.

• Jurnal untuk mencatat transaksi penerimaan kas adalah pencatatan secara kronologis atas seluruh setoran yang dibuat, yang dikategorikan menurut bagan perkiraan / akun.

• Jurnal untuk mencatat transaksi gaji, yaitu jurnal yang mencatat seluruh transaksi yang terkait dengan penggajian.

• Jurnal untuk mencatat transaksi pengeluaran kas dan piutang merupakan bagian akun pertambahan biaya dan pendapatan. Jurnal ini bermanfaat untuk mengelompokkan transaksi pertambahan biaya dan atau pendapatan yang terlalu banyak melalui jurnal.

d. Buku Cek

Buku cek menyajikan kombinasi jurnal dan buku besar. Sebagian besar transaksi keuangan akan dicatat melalui buku cek, dimana tanda penerimaan yang disetor ke dan dari saldo pembayaran akan dibuat.

e. Auditing

Auditing adalah proses pengumpulan dan pengevaluasian bahan bukti tentang informasi yang dapat diukur mengenai suatu entitas ekonomi yang dilakukan seorang yang kompeten dan independen untuk dapat menentukan dan melaporkan kesesuaian informasi dimaksud dengan criteria-kriteria yang telah ditetapkan. Auditing seharusnya dilakukan oleh seorang yang independen dan kompeten (Arens & Loebbecke, 1996:1)

Untuk melaksanakan audit, diperlukan informasi yang dapat diverifikasi dan sejumlah standar (kriteria) yang dapat digunakan sebagai pegangan pengevaluasian informasi tersebut. Agar dapat diverifikasi, informasi harus dapat diukur. Informasi yang dapat diukur memiliki beberapa bentuk.

Dalam auditing data akuntansi yang menjadi pokok adalah menentukan apakah informasi yang tercatat telah tercermin dengan benar kejadian ekonomi pada periode akuntansi. Oleh karena kriterianya adalah aturan-aturan akuntansi, maka seorang auditor harus memahami aturan-aturan yang dimaksud dengan baik. Dalam audit laporan keuangan, aturan-aturan yang dimaksud adalah prisip-prinsip akuntansi yang berlaku umum. Dalam system akuntansi Indonesia, maka standar akuntansi keuangan yang ditetapkan oleh IAI (Ikatan Akuntan Indonesia).

1. Jenis-jenis Audit

1.1 Audit Laporan Keuangan

Audit Laporan Keuangan bertujuan menentukan apakah laporan keuangan secara keseluruhan yang merupakan informasi terukur yang akan diverifikasi, telah disajikan sesuai dengan criteria-kriteria tertentu. Umumnya criteria itu adalah prinsip akuntansi yang berlaku umum. Seringkali juga dilakukan audit keuangan yang disusun berdasarkan pada basis kas akuntansi lainnya yang sesuai dengan kebutuhan organisasi yang bersangkutan.

Asumsi dasar dari suatu audit laporan keuangan adalah bahwa laporan tersebut akan lebih efisien memperkerjakan satu auditor untuk melaksanakan audit dan membuat kesimpulan yang dapat diandalkan oelh semua pihak daripada membiarkan masing-masing pihak melakukan audit sendiri-sendiri.

1.2 Audit Operasional

Audit operasional merupakan penelaahan atas bagian manapun dari prosedur dan metode operasi suatu organisasi untuk menilai efisiensi dan efektifitasnya. Umumnya, pada saat selesainya audit operasional, auditor akan memberikan sejumlah saran kepada manajemen untuk memperbaiki jalannya operasi lembaga. Dalam audit operasional, tinjauan yang dilakukan tidak terbatas pada masalah-masalah akuntansi, tetapi juga meliputi evaluasi terhadap struktur organisasi, pemanfaatan computer, metode produksi, pemasaran dan bidang-bidang lain sesuai dengan keahlian auditor.

Pelaksanaan audit operasional dan hasil yang dilaporkan lebih sulit untuk didefinisikan daripada jenis audit lainnya. Efisiensi dan efektivitas operasi suatu organisasi jauh lebih sulit pengevaluasiannya secara objektif dibandingkan penerapan dan penyajian laporan keuangan sesuai dengan prisip akuntansi yang berlaku umum. Criteria yang digunakan untuk evaluasi informasi terukur dalam audit operasional cenderung subyektif. Pada praktiknya, auditor operasional cenderung memberikan saran perbaikan prestasi kerja dibandingkan melaporkan keberhasilan prestasi kerja yang sekarang. Dalam hal ini audit operasional lebih merupakan konsultasi manajemen daripada audit.

1.3 Audit Ketaatan

Audit ketaatan bertujuan untuk mempertimbangkan apakah auditi (klien) telah mengikuti prosedur atau aturan tertentu yang telah ditetapka pihak yang memiliki otoritas lebih tinggi. Suatu audit ketaatan pada lembaga(perusahaan) swasta, dapat termasuk penentuan apakah para pelaksana akuntansi telah mengikuti prosedur yang telah ditetapkan oleh lembaga. Contoh peninjauan tingkat upah, pemeriksaan perjanjian dengan pihak lain (seperti bank/kreditor), dan memenuhi ketentuan hokum yang berlaku.

Dalam audit atas badan-badan pemerintah makin banyak audit ketaatan yang dilakukan oleh karena banyaknya aturan yang dibuat oleh pihak yang berwenang. Di hamper semua organisasi swasta dan nirlaba, selalu terdapat kebijaksanaan khusus, perjanjian, dan kewajiban hokum yang membutuhkan suatu audit ketaatan.

Hasil audit ketaatan biasanya tidak dilaporkan kepada pihak luar, tetapi kepada pihak tertentu dalam organisasi. Pimpinan organisasi adalah pihak yang paling berkepentingan atas dipatuhinya prosedur dan aturan yang telah ditetapkan. Oleh sebab itu mereka sering mempekerjakan auditor untuk melakukan tugas itu.

Selain jenis audit diatas, menurut (Thomas H. Jones, 1985:23) terdapat jenis audit yang dapat dikembangkan oleh auditor, yaitu audit yang dilakukan didalam kantor atau audit diatas meja (desk audit) dengan mellihat laporan-laporan yang masuk dan audit yang dilakukan dengan mendatangi objek di lapangan (field audit) untuk memverifikasi data dan laporan yang masuk dan dibuktikan di lapangan. Audit program dan audit keuangan seperti telah dibahas sebelumya.

Kegiatan lain yang terkait dengan manajemen keuangan adalah membuat laporan pertanggung jawaban keuangan kepada kalangan internal lembaga atau eksternal yang menjadi stake holder lembaga pendidikan. Pelaporan dapat dilakukan secara periodic seperti laporan tahunan dan laporan pada masa akhir jabatan pimpinan.

2.5 Implementasi di Lapangan

2.5.1 Penganggaran

Satuan pendidikan atau lembaga penyelenggara pendidikan sekolah adalah bagian dari manajemen keuangan di tingkat satuan mikro. Setiap sekolah seyogyanya memiliki rencana strategis untuk periode waktu tertentu yang didalamnya mencakup visi, misi, dan program, serta sasaran tahunan. Oleh karena itu, pembiayaan pendidikan yang terintegrasi dan komprehensif dengan renta di sekolah dan diarahkan untuk ketercapaian tujuan lembaga sebagaimana sudah didokumentasikan.

Pada lazimnya, sumber pembiayaan untuk tiap sekolah mengenal dua macam pembiayaan, yaitu pembiayaan rutin dan pembiayaan pembangunan. Untuk memperoleh biaya rutin, pimpinan sekolah harus dapat menyusun anggaran sekolah tiap tahunnya. Pimpinan juga harus memotivasi komite sekolah, sekolahnya, dan masyarakat setempat dalam rangka pengumpulan dana untuk menunjang pelaksanaan pendidikan yang ditawarkan. Semua dana yang diperoleh harus dikelola secara efektif untuk menjamin agar siswa memperoleh manfaat yang sebesar-besarnya.

Tujuan utama manajemen keuangan sekolah adalah:

1. Menjamin agar dana yang tersedia dipergunakan untuk kegiatan harian sekolah dan menggunakan kelebihan dana untuk diinvestasikan kembali.

2. Memelihara barang-barang (aset) sekolah

3. Menjaga agar peraturan-peraturan serta praktik penerimaan, pencatatan, dan pengeluaran uang diketahui dan dilaksanakan.

Kerangka kerja manajemen keuangan di sekolah mencakup pengertian seperti berikut:

1. Pembukuan yang cermat dan akurat

2. Pertanggung jawaban yang luwes

3. Pertukaran pengeluaran

4. Kemudahan membelanjakan uang bagi kepala sekolah. Bila tidak akan menghambat kebebasan sekolah dalam bertransaksi apa yang dibutuhkannya

5. Kebijakan keuangan

6. Alokasi dana yang tepat

Kebijakan keuangan sekolah terkait dengan pegangan dan bantuan bagi para administrator dan manajer dalam mengontrol dan mengatur:

1. Penerimaan uang

2. Pembukuan uang

3. Pengambilan uang

4. Pembelanjaan uang

Untuk pengalokasian dana yang tepat kepala sekolah harus menguasai betul apa yang dimiliki dan dibutuhkan oleh tiap bagian. Agar dapat mengalokasikan dana dengan tepat, kepala sekolah perlu mengikutsertakan staff dan para pembantu kepala sekolah dalam proses penentuan alokasi dana. Selain itu, kepala sekolah perlu memahami tentang:

1. Tujuan diadakannya buku Catatan Penerimaan Dana Sekolah

2. Informasi yang harus tercantum dalam setiap penerimaan

3. Memberdayakan uang tunai

Selain itu, kepala sekolah perlu memahami praktik-praktik pemanfaatan jasa perbankan dan jenis-jenis rekeningnya. Kepala sekolah juga perlu memahami cara untuk pengamanan dana selama bertransaksi dengan baik, dan penarikan dana dan cara mencegah pemalsuan.

2.5.2 Akuntansi (Pembukuan)

Kepala sekolah hendaknya benar-benar memahami dan dapat menjelaskan fungsi, tujuan, dan manfaat pembukuan kepada staf keuangan. Hal-hal yang berkaitan dengan hal ini antara lain:

a. Buku Pos (Vate Book)

Buku Pos pada hakekatnya memuat informasi beberapa dana yang masih tersisa untuk tiap pos anggaran. Buku Pos mencatat peristiwa-peristiwa pembelanjaan uang harian. Dari buku Pos, kepala sekolah dengan mudah dapat melihat apakah sekolah telah berlebihan dalam membelanjakan uang. Karena itu dianjurkan agar kepala sekolah menyelenggarakan buku tersebut.

b. Faktur

Faktur dapat berupa buku atau lembaran lepas yang dapat diarsipkan. Hal-hal penting yang perlu diperhatikan, antara lain:

1. Faktur ditulis dan ditandatangani sebelum uang dibayarkan

2. Harus ada nomor untuk diagendakan

3. Kwitansi pembelian harus dilampirkan

4. Faktur untuk mempertanggungjawabkan penggunaan uang umum.

c. Buku Kas

Buku kas mencatat rincian tentang penerimaan dan pengeluaran uang serta sisa saldo secara harian dan dilakukan pada hari yang sama, misalnya pembelian kapur tulis. Dengan demikian kepala sekolah akan segera tahu tentang keluar masuknya uang pada hari yang sama. Termasuk yang harus dicatat pada buku kas adalah Cheque yang diterima dan dikeluarkan pada hari itu.

d. Lembar Cek

Lembar cek merupakan alat bukti bahwa pembayaran yang dikeluarkan adalah sah. Lembar cek dikeluarkan bila menyangkut tagihan atas pelaksanaan suatu transaksi, misalnya barang yang dipesan sudah dikirimkan dan catatan transaksinya benar. Orang yang berhak menandatangani lembar cek adalah kepala sekolah atau petugas keuangan.

e. Jurnal

Sebagai pengawas keuangan kepala sekolah harus membuka buku jurnal dimana seluruh transaksi keuangan setiap hari dicatat.

f. Buku besar

Ada data keuangan berarti, informasi dan jurnal hendaknya dipindahkan ke buku besar atau buku kas induk setiap akhir bulan. Buku besar mencatat kapan terjadinya transaksi pembelian, keluar masuknya uang saat itu, dan neraca saldonya.

g. Buku kas pembayaran uang sekolah

Buku kas pembayaran berisi catatan tentang pembayaran uang sekolah siswa menurut tanggal pembayaran, jumlah dan sisa tunggakan atau kelebihan pembayaran sebelumnya. Pencatatan untuk tiap pembayaran harus segera dilakukan untuk menghindari timbulnya masalah karena kuitansi hilang, lupa menyimpan atau karena pekerjaan yang menjadi bertumpuk.

h. Buku kas Piutang

Buku ini berisi daftar/ catatan orang yang berhutang kepada sekolah menurut jumlah uang yang berutang, tanggal pelunasan dan sisa utang yang belum dilunasi. Informasi dalam buku ini harus selalu dalam keadaan mutakhir untuk melihat jumlah uang milik sekolah yang belum kembali.

i. Neraca Percobaan

Tujuan utama diadakannya neraca percobaan adalah untuk mengetahui secara tepat keadaan neraca pertanggungjawaban keuangan secara cepat, misalnya mingguan atau dua mingguan. Hal ini memungkinkan kepala sekolah sewaktu-waktu (selama tahun anggaran) menentukan hal yang harus didahulukan dan menangguhkan pengeluaran yang terlalu cepat dari pos tertentu.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>